给书记当秘书,用AI效率狂飙的实用攻略
身为书记秘书,材料任务多到让人喘不过气,常常被各种汇报材料、会议纪要、发言稿折磨。
不过别怕,AI工具能帮你轻松应对,提升工作效率。下面为你介绍几款AI工具以及使用技巧。
一、会议纪要类
1. 听脑AI
• 功能亮点:
转写精度极高,拥有场景化语音库,像常见的办公术语都能准确识别,还能过滤噪音,提前导入参会人名册就能精准识别名字 。
转完文字后还能智能分析分类,自动把内容分成待办事项、决策结果、问题与建议等类别,也能按音色区分多人会议的发言人。
能自动生成结构化文档,选好会议纪要模板,标题、基本信息、正文、附件都能自动填充好,云端协作功能还能解决版本混乱问题。
• 使用场景:
适用于各种会议,尤其是参会人数多、讨论内容复杂的会议,比如季度战略会、大型项目研讨会等,快速产出准确且条理清晰的会议纪要。
2. 腾讯会议AI小助手
• 功能亮点:
会议全程可用,会前帮着准备材料,询问上轮会议关键内容就能形成本轮议程;会中能帮中途入会者快速掌握会议脉络,分析篇幅巨大的会议文档资料;会后自动生成智能总结摘要,还能总结会议共识、列出观点和发言人员等。
• 使用场景:
只要使用腾讯会议进行的会议都适用,例如日常周会、线上跨部门沟通会,快速回顾会议内容,提取重点。
3. 讯飞听见
• 功能亮点:
手机端的“章节速览”功能利用智能算法划分录音章节并给出小结,方便定位和回顾特定讨论部分 ,“问一问”功能可以根据用户提问整理全文概要、提炼待办事项。
网页端付费解锁的“AI写作助手”有范文仿写、全文规整、改写润色等多种编辑功能,还能画图。
• 使用场景:
采访录音整理、对内容精准度要求高的小型会议记录,整理思路,完善内容。
使用这类工具时,提前熟悉工具的各项功能,在会议开始前做好准备工作,如导入参会人员信息、设置好录音参数等。
会议过程中保证录音清晰,会议结束后及时利用工具的智能分析功能梳理重点。
二、文本创作类
1. 豆包
• 功能亮点:
作为智能语言模型,能理解自然语言,进行多类型文本创作。给它明确具体的指令,像设定身份、阐述具体场景和加上限定条件,就能输出针对性强的内容。
比如明确自己是书记秘书,要撰写关于某次调研活动的汇报材料,说明调研的地点、对象、发现的问题等场景信息,再限定字数、格式要求,它就能给出符合需求的初稿。
• 使用场景:
汇报材料、发言稿、工作总结等各类文字材料创作,提供思路和基础内容。
2. 通义千问
• 功能亮点:
具备强大的语言理解和生成能力,可以生成多种风格的文案。
针对秘书工作,能根据给定主题快速构思文章框架,填充细节内容,还能对已有文本进行润色优化,提升语言表达的流畅性和专业性。
• 使用场景:
撰写宣传稿件、政策解读文章时,获取不同角度的创意和表达方式。
使用文本创作类AI时,要把需求描述得越详细越好,多尝试不同的提示词组合,得到满意的结果后,再结合实际情况进行修改完善,融入真实数据和具体事例。
三、办公综合类
1. 钉钉AI助理
• 功能亮点:
分为企业AI助理和个人AI助理。个人AI助理能协助管理工作计划,处理请假申请等行政事务,还能绘图;
企业AI助理可借助企业知识库和业务数据进行数据分析和洞察 ,还具备跨系统任务执行能力,比如差旅AI助理能在第三方平台订机票、酒店等。
• 使用场景:
日常工作安排管理、行政事务处理、企业内部数据分析汇报。
2. WPS AI
• 功能亮点:
深度融合在WPS办公软件中,在文档编辑时,能快速生成文档大纲、内容续写、格式调整;
表格操作里,可智能分析数据,生成数据透视表、图表;演示文稿制作时,能根据内容生成PPT模板、优化排版布局。
• 使用场景:
在使用WPS进行各类办公文档处理时,从文档起草到最终定稿,全程提升效率。
这类办公综合类AI工具,要充分挖掘其在不同办公场景下的功能,将其融入日常办公流程。
比如每天利用钉钉AI助理梳理当天工作任务和待办事项,使用WPS AI快速完成文档、表格、PPT的初步制作。