超详细的项目复盘!附7种常用方法

     分类 [产品经理]
2024/1/24 16:48:42 浏览量  1055 喜欢  63
导读:项目复盘是指在项目结束后,对整个项目过程进行总结和反思的一种方法,主要用于发现问题、总结经验、改进管理,提高项目管理质量。在复盘中,项目团队成员可以对项目目标、里程碑、问题和解决方案等进行全面的评估,以便更好地应对类似项目的挑战

超详细的项目复盘!附7种常用方法

超详细的项目复盘!附7种常用方法

 

一、什么是复盘、和总结有什么区别

 

项目复盘是指在项目结束后,对整个项目过程进行总结和反思的一种方法,主要用于发现问题、总结经验、改进管理,提高项目管理质量。

 

在复盘中,项目团队成员可以对项目目标、里程碑、问题和解决方案等进行全面的评估,以便更好地应对类似项目的挑战。

 

值得注意的是,复盘和总结都是对过去的事情进行回顾和总结,但是存在一定的区别。

 

复盘是一种更为系统性的回顾和总结方法,主要用于评估过去事件、项目或决策的成功与失败,并从中提取教训和经验教训。

 

它涉及对过去的行动、决策和结果进行深入的分析,以便在未来做出更好的决策和采取更有效的行动。

 

复盘不仅关注过去发生的事件和结果,还关注导致这些事件和结果的深层次原因和因素,以及它们之间的相互关系。

 

总结则是对某一阶段的工作或某项工作的完成情况进行回顾和评价,重点在于总结经验和成绩,发现问题和不足之处,并提出改进措施和建议。

 

总结的目的在于为今后的工作提供参考和借鉴,帮助组织或个人更好地开展工作。

 

总的来说,复盘更加系统化和深入,更注重对过去事件、决策和结果的全面分析和评估,而总结则更注重对工作完成情况的概括和总结,更关注经验和问题的总结。

 

二、为什么要复盘

 

复盘是我们日常工作中最常见的,那么,我们为什么要复盘呢?

 

1、总结经验教训:通过复盘,可以对过去的行动、决策和结果进行深入的分析,了解成功和失败的原因和因素,从而提取出有价值的经验和教训,为未来的决策和行动提供参考和借鉴。

 

2、发现潜在问题:复盘可以帮助发现过去存在的问题和不足之处,从而及时进行改进和优化,避免同样的问题再次发生。

 

3、提高个人和团队能力:通过复盘,可以深入了解自己的工作方法和思路,发现自己的不足之处,从而提高个人能力。同时,也可以了解团队中其他成员的工作方法和思路,相互学习和交流,从而提高团队的整体能力。

 

4、促进组织发展:通过对组织内部的各项工作和项目进行复盘,可以全面了解组织在各个方面的表现和发展情况,发现组织的优势和不足之处,从而制定针对性的改进措施,促进组织的发展。

 

5、提高决策质量:通过复盘,可以对过去的决策进行全面的分析和评估,了解决策的成功和失败之处,从而提取出有价值的经验和教训,提高未来的决策质量。

 

三、复盘的原则

 

1、在设定目标时,应遵循SMART原则

 

  • SMART是一个目标设定工具,可以帮助个人或团队制定具体、可衡量、可达成、相关和有时限的目标。

     

  • Specific(具体):目标必须是明确和具体的,能够清楚地描述想要实现什么。

     

  • Measurable(可衡量):目标应该是可以衡量的,有明确的指标或标准来评估进度和完成情况。

     

  • Achievable(可达成):目标应该是可实现的,考虑到资源和时间限制,避免不切实际的期望。

     

  • Relevant(相关):目标应该与个人或团队的整体目标、价值观和优先事项相关联。

     

  • Time-bound(有时限):目标应该有一个明确的截止日期或时间框架,以保持关注和紧迫感。

 

通过遵循SMART原则,个人或团队可以更好地聚焦和明确目标,从而提高实现目标的概率。在制定目标时,可以使用SMART原则进行自我检查,确保目标符合这五个标准。

 

2、行动过程多记录

 

详细的记录全过程,有利于后期进行总结

 

3、事后及时复盘

 

完成阶段目标后要及时复盘,毕竟时间久了记忆会模糊

 

4、客观复盘

 

复盘的时候需要不断问自己为什么,深入挖掘问题的原因,探究问题的本质,切忌停留在问题的表面,做无效的复盘

 

四、复盘的误区

 

1、复盘不等于总结:复盘是一种更深入、更全面的总结方法,不仅仅关注结果,还要探究原因和过程。

 

2、分析过于笼统,流于形式

 

3、过于强调客观原因:在复盘过程中,不要过分强调客观原因,而是要深入分析自己的优势和不足,找出问题的关键所在。

 

4、忽视失误的方面:在复盘过程中,不要回避失误的方面,而是要正视问题,并采取措施进行改进。

 

5、没有记录:复盘需要基于记录进行,如果没有记录,很难分析问题和总结经验。

 

6、追求表面上的完美:在复盘过程中,不要追求表面上的完美,而是要注重实际效果和改进空间。

 

7、缺乏自我反思:在复盘过程中,要勇于自我反思,找到自己的不足之处,并采取措施进行改进。

 

8、过于依赖他人:在复盘过程中,不要过于依赖他人,而是要独立思考和分析问题。

 

9、复盘的频率过高或过低:复盘的频率要适当,过高或过低都可能影响效果。

 

10、缺乏有效沟通:在复盘过程中,要进行有效的沟通,以便更好地了解问题和改进工作。

 

五、复盘的步骤

 

做好复盘,一般遵循以下几个步骤:

 

1. 明确复盘的目的和范围

 

在开始复盘之前,需要明确复盘的目的和范围,例如是对整个项目进行复盘还是对某个具体问题进行复盘。同时,需要确定复盘的具体对象和参与人员,以确保复盘的针对性和有效性。

 

2. 收集数据和信息

 

在进行复盘之前,需要收集与复盘对象相关的数据和信息,包括项目计划、执行过程、结果、问题、解决方案等。这些数据和信息可以通过文档、会议记录、访谈等方式获取。以下是一些建议,帮助你有效地收集数据和信息:

 

(1)查看项目文档:包括项目计划书、会议纪要、进度报告、风险评估报告等。这些文档记录了项目在不同阶段的情况,是复盘的重要参考。

 

(2)与项目成员沟通:通过访谈或问卷调查,与项目成员进行深入沟通,了解他们在项目执行过程中的体验和感受,以及他们认为的成功或失败的原因。

 

(3)阅相关邮件和信息:如果项目涉及的沟通主要通过邮件或其他通讯工具进行,那么这些邮件和信息也是重要的数据来源。

 

(4)使用项目管理工具:很多项目管理工具如Trello、Asana等都会记录任务的完成情况、成员的反馈等,这些都是复盘中需要参考的数据。

 

(5)收集客户反馈:如果项目涉及客户,那么客户的反馈也是重要的数据。可以通过调查问卷、访谈或在线评价等方式收集客户的意见和建议。

 

(6)记录关键事件:在项目执行过程中,可能会遇到一些关键事件,如重大决策、突发事件等。在复盘时,需要详细了解这些事件的情况,包括事件的起因、经过和结果。

 

(7)分析项目数据:例如项目的进度、成本、质量等方面的数据,可以通过图表或表格等形式进行展示和分析,以便更好地了解项目的整体情况。

 

在收集数据和信息时,需要注意以下几点:

 

(1)全面性:尽量收集与项目相关的所有数据和信息,确保数据的全面性和完整性。

 

(2)准确性:确保数据的真实性和准确性,避免因信息不准确而导致复盘结果的偏差。

 

(3)及时性:尽量在项目结束后尽快开始收集数据和信息,避免时间过长导致数据丢失或遗忘。

 

(4)保密性:如果涉及敏感信息或机密,需要注意保密性,确保数据的安全和合规性。

 

3. 梳理流程和关键问题

 

在收集完信息和材料后,对整个事件、项目或任务进行梳理和总结,明确其中的流程和关键问题,以及所涉及的各项资源和影响因素。

 

在项目复盘中,采用以下几种方式来梳理流程和关键问题

 

(1)信息排序

 

收集所有的材料和信息,包括项目文档、反馈调查、专家意见、会议记录和经验总结等。然后对这些信息进行分类整理,将相关的内容归类成一组,以便更好地理解项目复盘的主题。

 

(2)发现关键问题

 

在整理出项目复盘的目的后,重点关注关键问题,并进一步梳理项目的流程。通过收集反馈、讨论和经验总结等信息,从中找出关键问题,包括项目过程、成果质量、沟通协作、风险管理等方面的问题,从而更好地发掘项目中存在的挑战和风险。

 

(3)形成思维导图

 

为了更好地梳理流程和关键问题,通常会使用思维导图工具。这样可以更清晰地展现项目的整体框架和思路,同时也可以方便地加入各种信息和分析结果。在思维导图中,将每个问题和步骤都列出来,并进一步细化每个步骤所需要的具体措施和改进方案

 

4、分析数据和信息

 

在收集到数据和信息之后,需要对它们进行深入的分析,了解项目或决策的成功与失败之处,以及导致这些结果的因素和原因。分析时需要采用多种方法和工具,如SWOT分析、PEST分析等,以便全面了解项目或决策的优势、劣势、机会和威胁。

 

以下列举几种常用的分析方法

 

(1)对比分析:将实际数据与预期目标进行对比,找出其中的差异。这有助于了解哪些地方做得好,哪些地方存在不足,以及需要改进的地方。

 

(2)趋势分析:如果项目有连续性,可以通过比较前几期的数据来观察趋势。这可以帮助判断项目的发展方向,预测未来的趋势,并制定相应的策略。

 

(3)细分分析:将数据按照不同的维度进行拆分,例如按照时间、区域、客户类型等。这有助于更深入地了解数据的构成,找到可能被忽视的问题。

 

(4)关联分析:尝试找出数据之间的关联关系,例如哪些因素与项目成果有显著关联。这可以帮助发现潜在的问题和机会,为决策提供依据。

 

(5)异常分析:关注那些与平均值或正常范围偏离较大的数据点。这些异常可能隐藏着重要的信息,需要进一步调查。

 

(6)5W2H:通过询问七个问题【What(是什么)、Why(为什么)、Who(谁)、When(什么时候)、When(什么时候)、How(怎么做)、How much(多少)】来帮助我们更全面地理解和分析问题

 

(7)利用数据可视化工具:使用图表、曲线、矩阵等工具将数据可视化,这有助于更直观地理解数据,更容易发现其中的模式和趋势。

 

(8)信息筛选与核实:在分析数据和信息时,要注意筛选和核实信息的真实性和准确性。避免受到错误或虚假信息的误导。

 

(9)综合多种分析方法:单一的分析方法可能无法得出全面的结论,因此需要结合多种方法进行综合分析。这样能更全面地了解项目的实际情况。

 

5. 总结经验和教训

 

在分析数据和信息的基础上,需要对项目或决策的成功与失败之处进行总结,提炼出有价值的经验和教训。

 

总结时需要结合实际情况,具体问题具体分析,避免总结过于笼统或过于细节。

 

6. 制定改进措施

 

根据总结的经验和教训,需要制定相应的改进措施和建议,以优化未来的决策和行动。

 

改进措施需要具有可操作性和可执行性,能够真正解决问题和提高工作质量。

 

7. 沟通和反馈

 

在复盘结束后,需要与相关人员进行沟通和反馈,将复盘结果和建议传达给他们。

 

同时,也需要听取他们的意见和建议,以促进相互学习和共同进步。

 

六、复盘常用的方法

 

实际上,在日常复盘时,有很多方法论,以下将对常用的方法论展开说明,在实际应用中,可根据项目的具体需求和团队的特点选择适合的方法论进行复盘,并根据实际情况进行适当的调整和补充,以提高复盘的效果和价值。

 

超详细的项目复盘!附7种常用方法

 

1、KISS复盘法

 

KISS复盘法是一种简洁有效的项目复盘方法,由四个英文单词组成:Keep(保持)、Improve(改进)、Start(开始)、Stop(停止)。

 

超详细的项目复盘!附7种常用方法

 

  • 需要保持的(Keep):活动中做的好的,以后继续保持。

     

  • 需要改进的(Improve):活动中准备不充分的,后续改进。

     

  • 需要开始的(Start):哪些想法这次没有做的,以后可以开始实行的。

     

  • 需要停止的(Stop):对活动不利的,需要停止的

 

举例:某个人在完成一个学习计划后,采用KISS复盘法进行了反思。

 

  • 在“Keep”部分,他认为坚持每天学习的习惯和高效的学习方法是值得保持的;

     

  • 在“Improve”部分,他计划改进自己的时间管理能力,更合理地安排学习和休息时间;

     

  • 在“Start”部分,他提出应该开始培养自己的批判性思维能力,提升学习深度;

     

  • 在“Stop”部分,他决定停止那些浪费时间的娱乐活动,专注于个人成长。

     

2. PDCA循环法

 

PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特(Walter A. Shewhart)首先提出的,由戴明采纳、宣传,获得普及,所以又称戴明环。

 

全面质量管理的思想基础和方法依据就是PDCA循环,在质量管理活动中,PDCA循环法要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果,然后将成功的纳入标准,不成功的留待下一循环去解决。这一工作方法是质量管理的基本方法,也是企业管理各项工作的一般规律。

 

超详细的项目复盘!附7种常用方法

 

PDCA由四个主要阶段组成:

 

  • Plan(计划):这个阶段涉及确定目标、识别问题并制定行动计划。它涉及到对当前状况的理解,以及如何达到期望的结果。

     

  • Do(执行):在计划之后,这个阶段涉及实施计划。这包括分配资源、设定里程碑和执行策略。

     

  • Check(检查):在这个阶段,组织会评估执行的效果,并比较实际结果与预期结果。这涉及到收集数据、监控进度并评估结果。

     

  • Act(处理):最后,这个阶段涉及基于检查结果的决策。这可能包括对成功的策略进行标准化,对不成功的策略进行调整,或者将未解决的问题移到下一个PDCA循环。

 

举例:某人可以使用PDCA循环来改善自己的饮食习惯

 

  • Plan(计划):确定目标,分析问题,制定饮食计划

  • Do(执行):按照计划进行饮食控制

  • Check(检查):评估饮食习惯进度和结果

  • Act(处理):跟进评估结果调整饮食目标和计划

 

3. GRAI复盘法

 

GRAI复盘法是一个围绕目标,注重结果和目标之间的偏差,从中分析原因并总结规律的复盘方法。具体来说,可以按照这个顺序来展开

 

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  • Goal(回顾目标):回顾当初的目标或期望是什么?

     

  • Result(评估结果):对照原来的目标,看完成情况如何?有哪些亮点和不足?

     

  • Analysis(分析原因):分析事情成功或失败的关键原因,包括主观和客观两方面。

     

  • Insight(总结规律):得失体会,经验是否可复用,总结规律,比如需要实施哪些新举措,需要继续哪些措施等。

     

举例:假设某公司在组织一次线下营销活动时,使用了GRAI法进行复盘

 

  • Goal(回顾目标):回顾当初的目标,他们设定了提高品牌知名度和吸引潜在客户的两个目标。

     

  • Result(评估结果):对照原来的目标,他们成功地吸引了大量潜在客户,但品牌知名度提高不明显。

     

  • Analysis(分析原因):他们分析了成功和失败的关键原因。成功吸引潜在客户的原因包括活动主题与目标客户群匹配、参与者在活动中获得有价值的信息、活动流程顺畅等。而品牌知名度提高不明显的原因可能是宣传力度不够、活动内容与品牌形象不符等。

     

  • Insight(总结规律):根据分析,他们得出了一些得失体会,比如在未来的活动中需要加大宣传力度、确保活动内容与品牌形象一致等。同时,他们也总结了一些经验,比如要明确目标、制定合理的计划、注重细节等。

     

4. 年月周日复盘法

 

年月周日复盘法,就是每年、每月、每周、每日都定期复盘,适合用于个人复盘,总结自己的问题和成长。

 

日复盘每晚10点前完成当日复盘及次日计划,当日复盘时问自己以下几个问题:

 

  • 今天都做了什么?

  • 所做的事情分别有什么产出?分别花了多少时间?

  • 哪些是应该做的?哪些是不应该做的?

  • 遇到什么问题?是什么原因造成的? 有哪些值得关注的关键点?

  • 应该做的事情还有更好的方式吗?

  • 在时间花费上,还有哪些方面需要改进?

  • 今天的小确幸,今天发生什么好事让我快乐/愉悦/感激?

  • 今天想明白的一个道理/启发。

 

周复盘每周日晚10点前完成本周复盘及下周计划,本周复盘时问自己以下几个问题:

 

  • 本周做了哪些事情

  • 本周计划是否达成,为什么达成/未达成?

  • 那些事应该继续做,哪些事应该停止做,哪些事应该开始做?

 

月复盘每月最后一天晚10点前完成本月复盘和次月计划,本月复盘时问自己以下几个问题:

 

  • 本月目标是否合理,是否完成?

  • 本月为了达到目标我做出了哪些行动,具体的执行过程是什么样的?

  • 本月各个目标的完成时间和完成结果如何?

  • 本月目标完成/未完成的原因是什么?

  • 本月我取得了哪些进步与成就?

  • 哪些事应该继续做,哪些事应该停止做,哪些事应该开始做?

     

年复盘每年最后一天晚10点前完成年度复盘和新年计划,年度复盘时问自己以下几个问题:

 

  • 用一个词/句子总结自己的过去的一年。

  • 复盘过去一年任务完成情况及进展。

  • 回顾过去一年自己取得的成就。

  • 写下过去一年自己的遗憾,为什么会产生这些遗憾?

  • 回顾过去一年的目标完成情况,分析这些目标完成/未完成的原因是什么?

  • 给新的一年一句话作为建议,并制定新的年度目标和计划。

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5. KPT复盘法

 

KPT复盘法,与其说是一个方法,不如说是一个原则。它的用法就是,在复盘的时候,问自己三个问题

 

  • Keep(保持):在项目或任务中哪些方面是成功的,有哪些好的方法、好的习惯或好的工具值得继续保持。

     

  • Problem(问题):回顾在项目或任务中遇到的问题,包括客观问题和主观问题。

     

  • Try(尝试):针对问题的解决方案进行尝试和改进的过程。

     

同时你会发现,单纯把这些东西记下来,其实意义不大。你要真的落到实处才有用

 

  • Try的部分,就可以跟“行动卡片”结合起来,用行动卡片把“尝试”落实、具体化;

     

  • Problem的部分,就可以通过主题汇总和模板,整理成一张核对清单。下一次行动时,对着打钩,可以帮助自己减少思考成本;

     

  • Keep的部分,可以考虑归纳出方法论,无论是指导自己的实践还是传授给别人,都非常有用……诸如此类。让信息流动起来,让它们为你所用。一切我所经历的,必将使我更强大

     

6. 3R复盘法

 

3R复盘法是一种在项目完成后进行反思和总结的方法,该方法关注于记录、反思和提炼3个步骤。

 

超详细的项目复盘!附7种常用方法

 

  • Record(记录):在执行过程中,主动记录每个步骤的进展情况,以便后续回顾和反思。

     

  • Review(反思):在项目或任务完成后,我们需要对整个过程进行反思,深入思考每个步骤的合理性、问题点和可以改进的地方。

     

  • Revise(提炼):基于反思的结果,我们需要提炼出有用的经验、方法或教训,并尝试将其转化为实际行动。

     

举例:假设某公司在完成一个市场营销活动后,使用3R复盘法进行总结

 

  • Record(记录):在执行市场营销活动的过程中,公司记录了每个步骤的进展情况,包括投放渠道、宣传内容、推广时间、预算等。这些记录为后续的反思和提炼提供了依据和参考。

     

  • Review(反思):在活动结束后,公司对整个市场营销活动进行了反思。他们分析了活动的成功和失败之处,深入思考了每个步骤的合理性。例如,他们发现某个投放渠道的转化率较高,而某个宣传内容的吸引力较弱。通过反思,他们找出了潜在的问题和改进点。

     

  • Revise(提炼):基于反思的结果,公司提炼出了一些有用的经验和方法。例如,他们发现某个投放渠道的转化率较高,因此决定在未来的活动中加大对该渠道的投入。同时,他们也发现某个宣传内容的吸引力较弱,因此决定在未来尝试使用更具吸引力的内容。通过将这些经验和方法转化为实际行动,公司可以进一步提高市场营销活动的效率和效果。

     

7. STAR复盘法

 

STAR复盘法是一种结构化的复盘方法,主要分为四个步骤:

 

  • Situation(背景):描述任务或项目的背景和情境,明确目标、时间节点等关键信息。

     

  • Task(任务):明确完成任务或项目所需的具体任务,包括分工、对内对外的沟通对象等。

     

  • Action(行动):按照时间顺序,详细描述采取的行动步骤,包括里程碑节点和具体行动计划。

     

  • Result(结果):描述实际完成情况,包括完成质量、成本、量化的指标等,并对比目标与实际结果,分析差异。

     

在STAR复盘法中,需要遵循“不分析原因、不提出解决方案”的原则,仅对事实进行客观描述。这样可以避免主观臆断和过度分析,保持复盘的客观性和公正性

 

举例:假设一个团队完成了一个软件开发项目,并使用STAR复盘法进行总结

 

(1)Situation(背景):

 

  • 项目背景:开发一款适用于iOS平台的社交应用。

     

  • 目标:在3个月内完成应用的设计、开发和测试,并上线发布。

     

(2)Task(任务):

 

  • 设计:完成应用的整体设计和UI/UX设计。

     

  • 开发:编写代码,实现应用的功能和特性。

     

  • 测试:对应用进行全面的测试,确保稳定性和性能。

     

  • 发布:将应用提交到App Store进行审核和发布。

     

(3)Action(行动):

 

  • 设计阶段:进行了市场调研,明确了用户需求;完成了原型设计和UI/UX设计。

     

  • 开发阶段:按照设计文档,逐步实现了应用的功能和特性;进行了代码审查和优化。

     

  • 测试阶段:制定了详细的测试计划,进行了功能测试、性能测试和安全测试。

     

  • 发布阶段:提交了应用到App Store进行审核,经过几轮修改后最终通过审核并上线发布。

     

4)Result(结果):

 

  • 完成情况:项目按时完成了设计、开发和测试,并成功上线发布。

     

  • 质量评估:应用在功能上基本满足了用户需求,但在性能和稳定性方面还有一些问题。

     

  • 量化指标:应用的下载量达到了预期目标,但用户留存率和活跃度有待提高。

     

以上就是项目复盘的全部内容啦!

 

— END —

 

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