15 张图拆解世界级 B 端产品-采购管理：整体流程、供应商管理、询报价、订单管理
导读：15 张图片拆解 Oracle ERP 的采购订单管理系统，建立起世界级 B 端产品架构能力
B 端产品设计又快又好的“诀窍”，就是站在巨人的肩膀上。因此，对于 B 端产品经理来说，需要花大量时间去研究竞品，特别是 SAP、Oracle 这样的世界级 B 端产品。今天，我就通过 15 张图片，给大家拆解 Oracle ERP 的采购订单管理系统，帮大家建立起世界级 B 端产品架构能力！采购订单管理与很多 B 端系统都存在集成关系，包括但不限于：采购业务中，需要管理供应商开出的发票，并且对供应商付款。这些业务都需要通过集成应付模块来完成。对于“一件代发”、“无货源”类业务，当客户下单以后，我们需要根据销售订单的商品信息生成采购订单，然后再把采购的商品发给客户。比如，总账的预算管理，需要对采购行为进行管控，超出预算的采购订单，将被冻结。这张图基本能够涵盖整个采购管理的核心流程。分为三个阶段：2）询报价：根据采购需求，要求供应商报价，并确定合格的供应商和价格3）目录内容管理：维护合格供应商和价格信息，便于采购业务使用年底，通过价格、质量、交付等维度对供应商进行评价，淘汰不合格供应商，加大对优质供应商的倾斜力度。在 ERP 中，供应商除了公司名、纳税人标识等信息，最重要的就是供应商地点。供应商地点主要是用于管理集团型供应商，比如：A 公司有一个总公司，三个分公司。三个分公司分别供应不同的商品，而开票则是由总公司统一进行。这种情况下就可以新建 3 个分公司地点，采购不同商品的订单，可能需要使用不同的分公司地点。分公司的相关信息，比如分公司联系人、发货周期、生产能力等都可以维护到对应的分公司地点。即业务方提出了一个采购申请，在还没有确定供应商的情况下，采购部门需要发起询价。一般用于集中大批量的采购，直接根据物料清单向多家供应商询价，然后根据他们的报价条款，集中评选合格供应商。一个询价，可能包含多个物料，发送给多家供应商，同时还需要包括以下重要信息：买得多，价格自然要更低。供应商需要提供不同购买数量的折扣。有些采购是有明确的交付时间要求的，供应商在报价中需要反馈能否按时交付。报价的结构和询价类似，但是，报价包含了具体的供应商信息，从而说明是哪一家供应商的报价。确定和供应商的合作关系，并且签署好采购合同后，就可以把某个商品对应的供应商信息维护到“批准供应商列表”，还可以关联对应的采购合同、采购价格信息。这样，当业务部门发起采购申请，ERP 就可以直接根据“批准供应商列表”信息生成采购订单。特别是对于制造业来说，每一个重要零配件都会指定多家供应商，并且提前分配好采购比例。如果只有一家供应商，如果因为供应商的原因导致供应链中断，就会影响厂家正常的生产。不依赖单一供应商，厂家才能牢牢把控定价、交付的主导权。对于表现更好的供应商，可以加大配额比例；对于表现不好的供应商，可以减少配额比例，甚至剔除。比如，某个物料的库存水平太低，触发了安全库存警戒线，系统就会自动生成采购申请。主要是车间的人力外协服务采购，即采购临时外包人员来完成生产。通过综合计算需求（如销售订单）和供应（如库存现有量、在途采购量），提前判断未来需要多少物料，并生成采购申请。比如行政部门需要采购一批笔记本，就可以手工新建采购申请。Oracle 采购订单管理一共包括 4 种采购订单类型，分别是：这是最完整的采购订单，包含了采购所需的所有必要信息，包括：采购商品、数量、价格、交付时间、接收地点等等。对于供应商来说，可以直接根据标准采购订单进行交付。信息也是完整的，但是交付时间没有完全确定，需要进行正式的“发放”动作，确认交付时间后，才能发送给供应商执行。主要缺失了交付时间、接收地点等信息，相当于长期采购协议，但是一般会规定采购的商品、价格以及总的采购金额。一揽子协议在制造业用得比较多：当生产部门发起了采购申请，明确了采购数量和交付时间，系统就可以结合一揽子协议信息，自动生成采购订单。不但缺失了交付时间、接收地点等信息，还缺失了采购的商品、价格等信息。一个采购订单行，可能对应多个接收地点或者说接收部门。举个例子，接收 100 盒圆珠笔，但是 20 盒用于科研部门，80 盒用于 IT 部门。那么，财务记账的时候，采购费用就需要 20% 计入科研部门的费用帐户；80% 计入 IT 部门的费用帐户。主要用于质量稳定的标准物料，不要做额外的质量检验。主要用于存在质量风险，或者重要的零部件，系统会强制进行质量检验，并录入质量检验的结果。采购退货、接收更正是两种不同的业务，不能混于一谈。1、采购退货：会执行真正的退货，商品也会退回给供应商，系统会记录并分析退货的原因2、采购接收更正：主要是更正操作错误，系统会更改接收数据，但是不会记录为退货。在典型的采购业务中，供应商需要开票，然后我们才能根据发票信息进行付款。在接收到供应商的发票以后，我们需要将发票信息与采购订单信息进行匹配验证，确认供应商开票无误。从“采购到付款”流程的最后一步，就是给供应商付款。一般来说，我们会根据已审核的发票信息，进行付款操作。
